Resymè fra møte i regionalt Digitaliseringsutvalg (DuVe) 16. august 2022

Møte i Regionalt digitaliserings utvalg 16. august 2022

Møtetid: 16/8

Møtested: Teams

Forvaltning av system

Bakgrunn

Dagens kvalitetssystem generelt krever en god struktur for forvaltning og medfører at organisasjonen opplever at det «svømmer» over av styrende dokumenter. Det vurderes av flere som nødvendig å tenke at forvaltning av systemene må utvikles til å bli mer håndterlig og brukervennlige.

Aktuelt

Bergen kommune delte erfaringer med implementering av systemet Vigilo, erfaringen med utrullingen tydeliggjør kompleksitet og omfang av et enkelt system-forvaltningsområde, og synliggjør også kobling av register og rutiner. Arbeidet som er gjort omhandler både manuelle og automatiserte rutiner.

Bergen kommune erfarer behov for at det er en nødvendighet at prosedyrer har høy kvalitet, og at disse etterleves. Dette krever at ansatte har rett kompetanse, og et system som sikrer at ansatte får nødvendig opplæring og pålagte kompetansehevende kurs. Kommunen jobber med å systematiser rutinene her.

Systemforvalter har ansvar for å optimalisere system og balansere dette opp mot alle de andre kravene (revisjon, datatilsyn, juss og sluttbrukere). Dette har avdekket et behov for å beskrive rutiner som er tilstrekkelig og forsvarlig for systemforvaltningen.

Drøfting

DuVe har en lik forståelse av at forvaltning av datasystem og utfordringsbildet er en økende utfordring. De fleste kommunene har satt av lite ressurser til dette, noe som gjør det krevende å følge opp juridiske krav, teknikker, prosedyrer og internkontroll.

I forbindelse med spørsmål knyttet til samarbeid innenfor systemforvaltning, og muligheten for å utvikle en felles bærekraftig modell, ble det drøftet at problemstillinger knyttet til systemforvaltning er gjenkjennbar, og dermed har overføringsverdi til andre system, og at dette er et område det gjerne kan samhandles mer om, for eksempel ved å utarbeide en felles standard som gjør det håndterlig å forvalte system og styrende dokumenter i tråd med forventninger og krav. Det vil imidlertid være behov for å skape forståelse for utfordringen og ressursbehov i organisasjonene for å få nok ressurser til å kunne jobbe systematisk med dette. Muligheten for å skisseres et opplæringsløp for å løfte dette ute i kommunene ble luftet på slutten.

DuVe ser nytten av å utarbeide en standard for systemforvaltning som er tilfredsstillende, om ikke optimal. Deling av ROS, veiledere og annen erfaringsdeling, kan gjøre det lettere for den enkelte kommune å få bedre kvalitet og kontroll med systemforvaltningen.

Nytt fra nasjonale prosesser

Bakgrunn

For å holde deltakerne og kommunene oppdatert på hva som skjer på det nasjonale nivået, blir det på møtene gjennomgått og presentert nyheter og informasjon fra ting som skjer nasjonalt på digitaliseringsområdet. Representanter fra DigiVestland deler her informasjon og tanker.

Aktuelt

  • Digitaliseringsnettverkene utarbeider nå en FOU om diginettverkene som snart er klar. Rapporten er en statusmelding om dagens struktur, og litt om vegen videre.

  • DigiBarnevern er et sentralt prosjekt utover høsten, der det blant annet etableres en arbeidsgruppe på tvers av Diginettverkene samarbeid med KS, og i tillegg planlegges flere webinarer. Første webinar er 1. september.

  • Andre møter og aktiviteter i nær fremtid er blant annet Arendalsuken, møte i Digitaliseringsutvalget og Digdir sin digitaliseringskonferanse.

  • IT Sikkerhet «SOC», fellestjenester og status e-Helse er tre temaer som er diskutert med KS. SOC omhandler sikkerhetsovervåking, og KS har satt av penger til nasjonale tiltak som skal bidra til økt IKT sikkerhet i norske kommuner. Det er ikke kommet noen avklaringer knyttet til dette ennå, det er sendt ut purring på avklaringer. Det planlegges et møte 29.august.

  • Når det kommer til fellestjenester diskuteres det i aktuelle fora krav og utvikling av KS «Min Kommune».

  • Innenfor e-helse er det dialog med KS om hvordan ressurser til velferdsteknologi, og digital hjemmeoppfølging skal anvendes. Her jobbes det også med en kommunikasjonsplan.

Drøfting

DuVe ønsker at velferdsteknologisk knutepunkt (VKP) settes på agendaen, og at det kommer mer informasjon ut til kommunene. Det er i dag få kommuner som er koblet opp mot VKP, noe av grunnen kan være mangelfull og lite informasjon, og at det fortsatt er mye som ikke er avklart. Får eksempelvis kommunene tilskudd for å koble seg på VKP og norsk helsenett? Tjenesten blir med stor sannsynlighet satt på pause mens det jobbes videre med håndbok for tilkobling.

Nasjonale fellesløsninger

Bakgrunn

Ved å utvikle fellesløsninger bidrar KS til at kommunesektoren utvikler trygge, gode og effektive løsninger sammen. Det skal gi innbyggerne og næringslivet mer helhetlige tjenester. Fellesløsninger er utviklet innenfor flere tjenesteområder. (Sosial, oppvekst, helse, Bygg, Geo, mfl.)

Aktuelt

For å få en bedre oversikt over hvilke nasjonale fellesløsninger som er tatt i bruk hvor, arbeides det med å tilgjengeliggjøre en oversikt over dette. Oversikten gir støtte for å kunne avgjøre behov for prosess- og implementeringsstøtte fra DigiVestland, samtidig som den forenkler prioriteringsoversikt over ressursbruk. Noen funksjoner er lettere å ta i bruk enn andre. DigiViken har også begynt å legge inn sine data for å teste ut løsningen. DigiVestland har oversendt systemet til KS for vurdering og dialog om veien videre. KS har meldt tilbake at løsningen skal først innom Fagråd arkitektur, før den evt. Presenteres i DU og KommIT.

Brukerråd for KS Min kommune gjennomført 15.juni idemyldring for å identifisere nye behov for tjenester i løsningen. Kommuner fra alle nettverkene deltok. Fra Vestland var “faggruppe plan, bygg og geo” og IKT Nordfjord representert. Samlingen var en suksess, og det kom opp mange ideer. Kommunene i brukerrådet arbeider nå med å systematisere disse ideene for å spisse hypotesene om brukerbehov og tjenester/funksjonalitet. Enkelte innspill kan mulig løses raskere enn andre.

Drøfting

  • Sekretariatet opplever at det er ulik kunnskap i kommunene om hva “Min kommune” er, og etterlyser mer informasjon ut til kommunene. I tillegg til at DigiVestland har informasjonsmøter med kommunene, er det behov for at KS arrangerer informasjonsmøter for å øke kunnskapsnivået om eksisterende tjenester og videre utvikling av løsningen.

  • DuVe stilte spørsmål om oversikten over fellesløsninger bør publiseres åpent på nettet. Oversikten over utbredelse av fellesløsninger er først og fremst et internt verktøy, og skal ikke nødvendigvis publiseres selv om dette i utgangspunktet er offentlig informasjon. Dette fordi det med utgangspunkt i informasjonssikkerhet ikke er ønskelig med for detaljerte oversikter over hvilke kommuner som bruker hvilke system.

  • I tilknytning til fellesløsninger ble det også snakket om planlagte aktiviteter som, felles informasjonsmøte for DigiHelsestasjon.

  • Kommuner i DigiVestland og DigiRogaland inviteres til å være med i pulje to av utvidet utprøving (pilot) av systemet Digitalt system for kommunale utleieboliger (Kobo) levert av Husbanken. Systemet er finansiert over statsbudsjettet og er således gunstig for kommunene å ta i bruk. Kommunene må selv dekke tilpasninger til egen infrastruktur. Frist for å melde sin interesse er 31. august. Informasjon om utvidet utprøving finnes på nettsidene til DigiVestland og Husbanken.

  • Rogaland og Vestland samarbeider med KS e-Komp for å planlegge et felles møte med informasjon til kommunene om DigiHelsestasjon. I tillegg jobbes det med en plan for e-ID, og det er utarbeidet en aktivitetsplan innen e-helse for høsten.

Runde rundt bordet

Bakgrunn

På slutten av møtene settes det av tid til at deltakerne kan fortelle om status på aktuelle prosjekter eller stille spørsmål angående bestemte saker og temaer.

Aktuelt

  • IKT Nordhordland jobber med utvikling innenfor flere områder og har blant annet lyst ut konkurranse om arkivkjerne, På Plan jobbes det med avskaffing av nytt planregister, og utarbeiding av et veikart innenfor Plan, Bygg, Geo. I tillegg har IKT Nordhordland anskaffet Iconfirm løsning for å løse DPIA og ROS arbeidet i kommunene. Det er forventet økt kvalitet når dette er tatt i bruk av kommunen.

  • Bergen kommune har tatt i bruk nytt system for E- byggesak i mai, noe som har vært ressurskrevende. Endringer justeres delvis i samarbeid med leverandør, og det høstes erfaringer fra andre kommuner som bruker systemet som støtter samme standard. Det jobbes også med videreutvikling, og publisering av dokumenter.

  • Det jobbes med en ny digitaliseringsstrategi innen Oppvekst, der DigiVestland har gitt høringsinnspill. DigiVestland er godt representert i samstyringsstrukturen i KS, noe som er en omfattende prosess på gang. Arbeidsutvalget i faggruppen består av kommunalsjefer som er engasjerte. Personvern og informasjonssikkerhet gruppen har ferdigstilt første runde av Skolesec prosjektet, og planlegger nå runde 2. Her vil flere kommuner få mulighet til å delta. Det blir sendt ut ny invitasjon.

  • Knyttet til e-ID er det en høring som ligger ute. Her er det ønskelig å utvikle ett økosystem, og ikke mange mindre systemer. Dette behandles politisk i Bergen i dag.