Taushetsbelagt post i Altinn

Angående sak om tjenesten «taushetsbelagt post» fra Altinn, som Bergen kommune har sendt ut pressemelding om fredag 18. august 2023.

Tjeneste i Altinn kalt «taushetsbelagt post»

I sommer har det vært flere saker rundt tjenesten i Altinn som heter «taushetsbelagt post». Tjenesten skal formidle særlig sensitiv post på en trygg måte mellom virksomheter.

Mottak av taushetsbelagt post

Det kan være at din kommune har liggende uåpnet taushetsbelagt post i Altinn, sendt fra egen kommune eller fra andre virksomheter.

Tjenesten «taushetsbelagt post» skiller seg fra enkelte andre tjenester i Altinn, ved at den i utgangspunktet ikke har noen bruker tildelt. Det betyr at kommunen må koble tjenesten til en mottaker/ansatt for at det skal komme varsel om post, og at det bare er personer med rollen som vil se dokumentet i innboksen i Altinn.

1 – Sørg for at alle organisasjonsnummer i Altinn har en mottaker koblet til tjenesten «taushetsbelagt post». Se veiledning for oppsett på Digitaliseringsdirektoratet sin side: Gi tilgang til taushetsbelagt post :: Altinn digitalisering - Utvikling

NB: denne tjenesten er satt opp for å ivareta særlig sensitivt innhold. Sørg for at det kun er de som har tjenstlig behov som får sett innholdet i meldingen.

2 – Sørg for at kun ansatte med ansvar for tjenesten «taushetsbelagt post» er satt opp som varslingsmottaker. Mer informasjon om oppsett av varsling: Altinn - Kontaktinformasjon

Sending av post fra kommunen til andre virksomheter

Det er en viss fare for at din kommune kan ha levert post levert via denne tjenesten som ikke er åpnet av mottaker. Hvor mange brev det kan være snakk om er blant annet avhengig av hvilken innstilling kommunen har for digital sending av brev til virksomheter via SvarUT. Rollen «taushetsbelagt post» var tilgjengelig i SvarUT fra høsten 2022.

Forvaltningsloven og eForvaltningsforskriften ble endret i 2016, til at virksomheter ikke kan reservere seg fra å motta brev elektronisk fra andre virksomheter. I forlengelsen ble det mulig i SvarUT å hake av for at brev til virksomheter ikke skal bli sendt til print. Mange kommuner har valgt å ikke sette denne innstillingen, slik at post som er sendt digitalt, men ikke åpnes innen en viss frist, fortsatt blir printet og sendt i vanlig post. Da påvirkes dere mindre av saken som nå belyses.

Bergen kommune har jobbet med problemstillingen siden den ble oppdaget, og meldt videre tidligere i sommer. De kommer med følgende anbefalinger til kommunene i Vestland:

1 – Sjekk innstillingen i Fiks forvaltning (https://forvaltning.fiks.ks.no/) for KS SvarUT om virksomheter kun får digital forsendelse. Se skjermbilder her.

a)       Hvis innstillingen for forsendelseskanalen sier at virksomheter kun får digital forsendelse, vil ingen post bli printet, og det er sannsynlig at det ligger post i SvarUT som ikke er  levert.

b)     Hvis innstillingen er satt til at virksomheter får brevet i print hvis det ikke åpnes digitalt, vil alle brev ha kommet fram, og det er mindre sannsynlig at det ligger post i SvarUT som ikke er levert. 

2 – Hvis 1a er tilfelle, må kommunen ta en manuell gjennomgang for å finne omfanget.

a)       Gå da inn i KS SvarUt Forvaltning (https://svarut.ks.no/ ). Gå til oversikt over utsendinger. Velg «Avsender» som du ønsker å kontrollere, f.eks. barnevernssystemet. Søk etter «taushetsbelagt post» som ikke er åpnet og lest.  Hent informasjonen ut i en rapport.

b)      På bakgrunn av rapporten kan kommunen sjekke i Altinn om brevet er åpnet eller ikke.

c)       Hvis Altinn viser at brevet ikke er åpnet, bør kommunen vurdere å sende melding til mottaker om at de har ulest taushetsbelagt post i Altinn.

3 – Gå inn i Altinn og sjekk manuelt gjennom alle organisasjonsnumre om det ligger brev som er sendt, men som loggen viser ikke er åpnet av mottaker.

4 – Har du videre spørsmål: ta kontakt med brukerstøtte i Altinn eller SvarUT.

Videre arbeid i kommunen

Som de skriver i på sine nettsider, har Bergen kommune sendt brev til Kommunal- og distriktsdepartementet med kopi til Digitaliseringsdirektoratet og KS, der de peker på utfordringer med de digitale nasjonale fellesløsningene. DigiVestland vil forsøke å følge dette i våre kanaler, og holde kommunene orientert.

Så vidt vi kjenner til, er det ingen steder man kan finne en samlet oversikt over status der kommunen er avsender.

Vi avventer ytterligere informasjon og veiledning fra de som eier de ulike nasjonale felleskomponentene.

Avslutningsvis anbefaler vi at kommunene gjør følgende:

1 – Sørg for at tilganger til tjenesten er satt opp, se første del av dette skrivet.

2 – Sett av dedikerte ressurser som jevnlig sjekker om kommunen

a)       har mottatt taushetsbelagt post i Altinn som ikke er åpnet.

b)      har taushetsbelagt post i SvarUT som ikke er levert.

3 – Sørg for å ha rutine for tildeling av tilganger som mottaker av taushetsbelagt post, som sikrer at bare ansette med tjenstlig tilgang får åpne brevene.

4 – Sett opp en fast rutine som jevnlig søker opp rapporter i SvarUT som viser taushetsbelagt post som ikke er åpnet eller lest.

Veiledninger og påminnelser

Digitaliseringsdirektoratet har laget en påminnelse til kommuner og andre som mottar «taushetsbelagt post», med gode forklaringer for oppsett av rollen: Påminnelse til virksomheter som sender og mottar taushetsbelagt post | Samarbeidsportalen (digdir.no)

Se også KS sin artikkel om å sjekke rutinene for å sende og motta denne typen forsendelser: Sjekk rutiner for å sende og motta taushetsbelagt post i Altinn og SvarUt - KS

Ta gjerne kontakt med Simen Soltvedt (simen.soltvedt@bergen kommune.no) i DigiVestland om det er noe i dette brevet som burde vært beskrevet annerledes, eller du kan lager en mer detaljert arbeidsbeskrivelse som vi kan dele videre med de andre kommunene. Skriver du en rutine kan det være interessant for andre om du vil dele, så send oss gjerne en kopi som vi kan anonymisere og sende til andre.

Vi ønsker dere lykke til i arbeidet, og håper virkelig at dere ikke oppdager kritiske hendelser.

DigiVestland, 18.08.2023, redigert 22.08.2023