DPIA for Google Workspace er utsett, men her er det du treng å ha på plass

1. Finn ut kven som skal eiga DPIAen

Ein DPIA skal eigast av ein leiar med ansvar for skule, risiko, personvern eller informasjonstryggleik. Konkret er det ein leiar som skal «godkjenna» resultata i DPIAen. 

Veit du kven som skal eiga risikoen i DPIAen? Det kan t.d. vera oppvekstsjefen i kommunen. ein sjef på IT eller nokon i politisk leiing. Same kven dette er i kommunen din, er det nokon som har dette ansvaret. Du må finna ut kven. 

Tips: Viss du ikkje veit, spør! Kanskje personvernombodet veit?   

2. Sjekk om kommunen har interne rutinar som skal følgjast når du lagar ein DPIA

Hvis kommuna di allereie har interne rutinar for korleis du skal gå fram når du lagar ein DPIA så finn fra den rutinen, les den og gjer deg opp ei meining om kva du må gjera for å få på plass denne DPIAen. 

Har kommunen ein mal som du må bruka? Finn den og les igjennom, fordi han kan fortelja deg litt om kven du må involvera når. 

Er det nokon som skal involverast? Når du gjer ein DPIA, er det eit formelt krav at personvernombodet skal lesa igjennom og uttala seg om DPIAen. Kanskje kommunen din har eigne reglar om når og korleis personvernombodet skal involverast? 

Tips: Ta kontakt med personvernombodet allereie no, fortel at du har ein DPIA på trappene og spør om korleis hen ønskjer å bli involvert. Kanskje vedkommande kan tipsa deg om det finst ein mal. 

3. Sjekk ut kva du har kommunisert om Google Workspace

Ein del av dei resterande 20% som du som skuleeigar skal ferdigstilla, handlar om kva informasjon du har gitt elevar (og føresette som verjene til elevane), lærarar og andre som bruker Google Workspace for Education. Ein del av alle DPIA handlar nemleg om korleis du skal svara ut personvernprinsippa og personvernrettane. 

Kva informasjon du gir, er viktig. Både fordi  elevane og lærarane har rett til informasjon og fordi kommunar skal vere open om informasjon dei brukar. Dette er ein ting du kan starta med allereie no. 

Her er nokre døme du kan ta utgangspunkt i:

1. Lillesand kommune Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
2. Bergen kommune Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
3. Stavanger kommune Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
    

KS kjem  til å annonsera publikasjonen av DPIA i nyheitsbrevet sitt først. Meld deg på her. Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.